Jira für das Management von Aufgaben

Serpentinen im Wald

Eine Agentur ist ausgewählt, die Ziele abgestimmt und die Arbeiten an der Webseite beauftragt - dann geht es an die Bearbeitung der vielen ToDos. Doch wie behalten wir als Projektteam jederzeit einen Überblick und können gemeinsam die nächsten Schritte planen? Für diesen Zweck gibt es Aufgabenmanagement-Tools. Als ein Issue-Tracking-System verwalten sie Anforderungen und anstehende Aufgaben für das gemeinsame Arbeiten.

Bei undpaul nutzen wir für das Anforderungsmanagement gerne Jira Software von Atlassian. Jira ist sehr umfassend und bietet damit viele Möglichkeiten zur Individualisierung, ist aber dennoch bei der Bedienung intuitiv. Mit Jira können komplexe Prozesse abgebildet werden, aber auch in einfachen Schritten ein bereits sehr hilfreiches Tool für die gemeinsame Projektarbeit geschaffen werden.

Jira-Konfiguration in unseren Web-Projekten

Jedes Projekt und jeder Kunde sind anders. Damit ist auch die Konfiguration in Jira in jedem unserer Projekte individuell und unterschiedlich. Ein gewisses Grundgerüst (Basiskonfiguration) hat sich für unsere Drupal-Projekte jedoch bewährt.

Mit Issues verschiedene Anforderungen verwalten

Alle Anforderungen werden in Jira in den sogenannten Issues gesammelt. Wir nutzen unterschiedliche Issue-Typen, um die verschiedenen Anforderungen zu strukturieren.

  • Eine Story beschreibt ein neues Feature oder eine neue Funktion für die Webseite. Da wir nach Scrum arbeiten, fokussiert die Story (in Scrum "User Story") die Endnutzer-Perspektive und umfasst vor allem die funktionalen Akzeptanzkriterien.
  • Ein Task beschreibt eine eher technische Aufgabe, die zwar für das Projekt notwendig ist, aber keine direkte Sichtbarkeit bei den Endnutzern hat.
  • Ein Bug beschreibt ein unerwartetes, fehlerhaftes Verhalten auf der Webseite, insbesondere bei Funktionen die in vorherigen Anforderungen bereits korrekt umgesetzt wurden.
  • Ein Epic stellt im Prinzip eine große User Story dar und sammelt Stories und Tasks, die zu einem Thema gehören.

Jedes Issue durchläuft während der Bearbeitung verschiedene Status. In unseren Jira-Projekten nutzen wir die Status vor allem, um den Fertigstellungsgrad und die unterschiedlichen Verantwortungsbereiche zu unterscheiden. So durchläuft ein Issue meist folgende Status: in Planung - To Do - Needs Info - in Arbeit - Testing - Kundenabnahme - Done. Über den Workflow in Jira steuern wir, in welcher Reihenfolge die Issues diese Status durchlaufen.

Ansichten für unterschiedliche Zwecke

Im Jira-Backlog sind alle Issues des Projekts enthalten, die noch bearbeitet werden müssen und nicht den Status “done” haben. Darin haben wir den Überblick über aller noch zu erledigenden Aufgaben. Im Backlog sortieren unsere Kunden die Anforderungen nach Priorität und gemeinsam als Projektteam planen wir kommende Sprints vor.

Weiterhin nutzen wir zwei verschiedene Boards, also verschiedene Ansichten auf die Issues. 

Das Sprint Board ist unser Arbeitsmittel in der aktiven Entwicklungsphase, dem Sprint. Das Entwicklungsteam arbeitet sich während des Sprintzeitraums durch alle Issues im Sprint Board und schiebt diese von links nach rechts durch die Status, bis sie fertiggestellt sind. Unsere Kunden sind mit dem Sprint Board direkt in den Entwicklungsarbeit eingebunden. So läuft jegliche Kommunikation über die Jira-Kommentare und Issues im Status Kundenabnahme sind ein Arbeitspaket für die Kunden.

Das SLA Board nutzen wir für Kunden mit einem aktiven Wartungsvertrag. Es ist eine fortlaufende Sammlung an Issues, die Fehler auf der Webseite darstellen oder die Webseite behindern. Unsere Kunden legen diese Issues selbst in ihrem Jira-Projekt an, wir erhalten eine Push-Benachrichtigung und können mit der Bearbeitung starten. 

Aufsetzen einer kostenlosen Jira-Instanz

Einige unserer Kunden nutzen Jira bereits innerhalb des eigenen Unternehmens und können uns in ihrer Instanz für das Webprojekt hinzufügen. Für andere Kunden setzen wir ein neue Jira-Instanz für das Webprojekt auf. Das ist einfacher und (bis zu einem gewissen Rahmen) günstiger als gedacht: Die Cloud-Version ist für bis zu 10 Nutzer kostenlos verfügbar. In den meisten unserer Projekte reichen diese 10 Nutzer aus.

Ein kostenloses Jira-Projekt aufzusetzen ist recht einfach. Folge den untenstehenden Schritten und in 5 Minuten steht das neue Projekt.

  1. Auf der Atlassian-Webseite mit einem Benutzer-Account einloggen.
  2. Einen Namen für die Instanz eingeben.
  3. Weitere Nutzer einladen. Dies ist optional und kann auch später noch getan werden.
  4. Im nächsten Schritt wird das eigentliche Jira-Projekt erstellt. In einer Jira-Instanz können mehrere unterschiedliche Jira-Projekte angelegt werden.
    Als Basis für ein Projekt wählen wir die Scrum Vorlage. Innerhalb des Projekts können später verschiedene Boards angelegt werden.
  5. Name und Schlüssel für das Projekt angeben und dann ist es schon erstellt.

Noch mehr könnt ihr in der detaillierteren Anleitung von Atlassian nachlesen. 

Mehrere Jira-Instanzen auf einen Blick

Als Agentur betreuen wir verschiedene Kundenprojekte parallel - meist jedes mit einer eigenen Jira-Instanz. Hier nicht den Überblick zu verlieren, kann durchaus eine Herausforderung sein. 

Die für uns beste Lösung haben wir in der Jira Watchtower App gefunden. Diese visualisiert in einer Ansicht Issues aus verschiedenen Jira-Instanzen. So haben wir in einem undpaul-internen Board unsere Projekt-Aufgaben übersichtlich zusammengestellt.